Datenschutzerklärung für App und Portale von iPersonal und MediPersonal

Diese Erklärung gilt für die Software auf app.ipersonal.ch und die Portale, die darüber laufen:

Für unsere Webseiten www.ipersonal.ch und med-ipersonal.ch gilt die «Datenschutzerklärung für die Webseiten» Link. Für die eigenen Angestellten von iPersonal gilt das Personalreglement, nicht diese Erklärung.

1. Wer für die Daten verantwortlich ist

iPersonal AG
Bahnhofplatz 1C
8304 Wallisellen, Schweiz
UID CHE-167.947.815 UID bestätigen
Telefon 044 515 57 56
E-Mail info@ipersonal.ch

MediPersonal ist eine Marke der iPersonal AG (Telefon 044 515 57 61, info@med-ipersonal.ch). Die Daten der beiden Abteilungen iPersonal (Bau, Technik, Industrie, Kaufmännisch) und MediPersonal (Pflege und Medizin) sind in der Software getrennt. Wer sich bei beiden Abteilungen meldet, hat zwei getrennte Zugänge.

Für Fragen zum Datenschutz: info@ipersonal.ch (Betreff «Datenschutz») oder telefonisch.

Wir bearbeiten Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz. Wo im Einzelfall die EU-Datenschutz-Grundverordnung gilt, zum Beispiel bei Bewerbenden im EU-Raum, beachten wir auch diese Fachperson: Anwendbarkeit der DSGVO und Vertreter in der EU prüfen.

2. Anmeldung, Cookies und Sitzung

Anmeldung mit Einmalcode. Bewerbende, Mitarbeitende, Kunden und Vermittler melden sich ohne Passwort an. Sie geben ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten einen Code aus 6 Ziffern, der 10 Minuten gilt und nur einmal. Die Seite sagt bei jeder Eingabe dasselbe («Falls diese Adresse bei uns hinterlegt ist, ist ein Code unterwegs»). So erfährt niemand, ob eine Adresse bei uns bekannt ist. Mit jedem Code bestätigen Sie, dass die Adresse Ihnen gehört. Wir speichern das Datum «zuletzt bestätigt». Nach fünf Fehlversuchen gibt es eine kurze Pause. Unsere Beraterinnen und Berater melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an.

Zugang nur für persönliche Adressen. Für Kandidaten gibt es keinen Zugang über die Adresse einer Agentur. Kunden bekommen einen Zugang nur mit persönlicher Firmenadresse, nicht mit allgemeinen Adressen wie info@. Ein Zugang, der 12 Monate nicht benutzt wird, läuft ab.

Cookie. Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie (Sitzungs-Cookie). Es ist nur für die Anmeldung da, wird von unserem Server nur an uns zurückgesendet (httpOnly, nur über verschlüsselte Verbindung, nur für diese Seite) und enthält keine Angaben zu Ihrer Person. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies und keine Dienste von Dritten, die Sie verfolgen. Beim Anmelden unserer Beraterinnen und Berater über Microsoft gibt es zusätzlich zwei kurzlebige Hilfs-Cookies für diesen Ablauf.

Browser-Speicher. Die Seite merkt sich in Ihrem Browser nur, ob Sie hell oder dunkel gewählt haben und welche Abteilung Sie zuletzt benutzt haben. Das bleibt auf Ihrem Gerät.

Sitzungsdauer.

• Kunden-Portal: Nach 15 Minuten ohne Aktivität erscheint eine kurze Warnung mit «Angemeldet bleiben». Ohne Reaktion melden wir Sie aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ab. Sie können sich sofort wieder anmelden.
• Beraterinnen und Berater: höchstens 4 Stunden ab der Anmeldung, dann neue Anmeldung. Nach 15 Minuten ohne Aktivität erscheint ebenfalls die Warnung, danach die Abmeldung. Ein laufender Anruf zählt als Aktivität.
• Bewerbende und Mitarbeitende: Auf Ihrem eigenen Handy bleiben Sie bis zu 30 Tage angemeldet bestätigen. Der Knopf «Abmelden» ist immer sichtbar.

Protokoll der Anmeldungen. Wir speichern pro Sitzung den Zeitpunkt, die IP-Adresse und eine gekürzte Gerätekennung (Browser und System). Das dient der Sicherheit, zum Beispiel um Missbrauch zu erkennen und fremde Zugriffe auf ein Konto nachzuvollziehen. Dazu kommt ein Protokoll der Anfragen im Kunden-Portal (Ziffer 5). Die Protokolle löschen wir nach 12 Monaten.

3. Wessen Daten wir bearbeiten, in Kürze

• Bewerbende und Mitarbeitende (Ziffer 4): Wer sich bei uns bewirbt, bei uns in der Kartei ist oder für uns bei einem Kunden arbeitet.
• Kunden (Ziffer 5): Ansprechpersonen von Firmen, die Personal bei uns suchen.
• Vermittler und deren Kandidaten (Ziffer 6): Agenturen und die Personen, die sie uns melden.
• Weitere Personen: Menschen, die uns anrufen oder schreiben, und Personen, die ein Kunde oder Mitarbeitender uns empfiehlt.

4. Bewerbende und Mitarbeitende

4.1 Welche Daten wir bearbeiten

• Kontakt: Anrede, Vorname, Nachname, Adresse, PLZ und Ort, Land, Telefonnummern und E-Mail-Adressen (auch mehrere, zum Beispiel privat und geschäftlich).
• Person: Geburtsdatum, Nationalität und Bewilligung (soweit für die Arbeitsbewilligung nötig), Sprachen und Deutschkenntnisse, Führerausweis, eigenes Auto.
• Beruf: gelernter Beruf, Ausbildung, Berufserfahrung, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome, Zertifikate. Bei MediPersonal zusätzlich Berufsbewilligung, Fachbereiche und Schichten.
• Foto: wenn Sie eines hochladen.
• Verfügbarkeit und Wünsche: verfügbar ab, Pensum, Einsatzgebiet (Kanton), bevorzugtes Arbeitsumfeld (zum Beispiel Spital, Heim, Spitex, Baustelle).
• Einsätze: Firma, Ort, Beruf und Zeitraum Ihrer Einsätze.
• Bankverbindung (IBAN): nur wenn für eine Auszahlung nötig.
• Kommunikation: E-Mails mit uns, Telefonjournal (Ziffer 7), Notizen und Einschätzungen der Beraterinnen und Berater, Ihre Antworten auf Umfragen (Ziffer 4.8).
• Nachweise: welche AGB und Einwilligung Sie wann bestätigt haben, und woher Ihre Daten stammen (Bewerbung, Empfehlung, Partneragentur).

Besonders schützenswerte Daten. Gesundheitsangaben bearbeiten wir nur bei MediPersonal, nur wenn sie für eine Stelle nötig sind und nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Sie erscheinen nie im Kunden-Portal. Falls ein Strafregisterauszug verlangt wird: hier nennen, ebenfalls nur mit ausdrücklicher Einwilligung. Bankdaten und Ausweiskopien gehören nicht in Portale mit Anmeldung nur per E-Mail-Code und werden dort nicht angezeigt.

4.2 Wozu

• Ihre Bewerbung prüfen, Sie in unsere Kartei aufnehmen und passende Stellen suchen (Arbeitsvermittlung).
• Sie als Temporärmitarbeitende oder Temporärmitarbeitender bei Kunden einsetzen, Verträge abschliessen, Löhne zahlen und abrechnen (Personalverleih). Verträge und Lohnabrechnungen führen wir in einer separaten Software zvoove, Anbieter, Standort und Vertrag zur Auftragsbearbeitung bestätigen.
• Ihre Verfügbarkeit aktuell halten, Sie bei neuen Stellen anrufen oder anschreiben.
• Unsere Qualität sichern (Umfragen, Bewertungen) und unsere Rechte wahren, zum Beispiel einen Nachweis, wer wem vorgeschlagen wurde.
• Gesetzliche Pflichten erfüllen (Bewilligungen, Aufbewahrung, Stellenmeldepflicht).

Grundlage: die Vorbereitung und Durchführung der Vermittlung und des Arbeitsvertrags, Ihre Einwilligung, wo wir sie einholen, gesetzliche Pflichten und unser berechtigtes Interesse an einem geordneten Geschäftsbetrieb. Nach dem Arbeitsvermittlungsgesetz dürfen wir nur Daten bearbeiten, die für die Vermittlung nötig sind, und brauchen für bestimmte Bearbeitungen Ihre schriftliche Einwilligung Fachperson: Form der Einwilligung nach AVG und AVV, genügt die digitale Unterschrift auf dem Handy?.

4.3 Woher die Daten kommen

• Von Ihnen: Bewerberseite, Profil, Unterlagen, Antworten auf Mails und Umfragen, Telefon.
• Per E-Mail: Bewerbungen, die an portal@ipersonal.ch oder portal@med-ipersonal.ch gehen. Die Software liest Absender, Text und Anhänge und legt einen Entwurf an, den eine Person prüft.
• Von Partneragenturen: Siehe Ziffer 6.3. In diesem Fall bekommen Sie von uns innert eines Monats eine Information (Art. 19 DSG).
• Von Beraterinnen und Beratern: Notizen und Einschätzungen nach Gesprächen.
• Empfehlungen: Mitarbeitende können uns mit ihrem persönlichen Link weiterempfehlen. Wer sich darüber bewirbt, ist als «empfohlen von» vermerkt. Wir schreiben nie von uns aus an eine Person, deren Adresse uns ein Dritter genannt hat.

4.4 Was Kunden von Ihnen sehen

Kunden sehen Sie nie mit Namen, Nachnamen, Kontaktangaben, Adresse, Geburtsdatum oder Nationalität. Im Kunden-Portal erscheinen Sie als anonyme Fachkräfte-Karte mit:

• Beruf und einer Kennnummer (zum Beispiel «K-0123»)
• Entfernung in Stufen ab der Firma (unter 10 km, ca. 15 km, ca. 25 km, ca. 50 km, weiter) und Kanton, nie Postleitzahl, Ort oder Strasse
• verfügbar ab, mobil (Führerausweis und eigenes Auto), Deutschkenntnisse
• Erfahrung in Stufen (unter 2 Jahre, 2 bis 5, über 5, über 10)
• einer Silhouette. Ein leicht verschwommenes Foto zeigen wir nur, wenn Sie eingewilligt haben, und nur so stark verschwommen, dass niemand Sie erkennen kann bestätigen: nur mit Einwilligung, sonst Silhouette.
• Ihrem Vornamen, aber nur, wenn Sie das in der Einwilligung ankreuzen.

Es gibt keine Freitexte auf der Karte, weil sie Firmen- oder Ortsnamen enthalten könnten. Die Firma, bei der Sie gerade arbeiten, und frühere Einsatzbetriebe sehen Sie nie. Zusätzlich können Sie uns Firmen nennen, die Sie nie sehen sollen (Sperrliste).

Ein Kunde kann zu Ihrer Karte «Ja, anfragen» oder «Nein» sagen. Bei «Ja» geht die Anfrage an Ihre Beraterin oder Ihren Berater, nie an Sie. Ein Kurzprofil, das nur anonyme Angaben enthält, schickt immer eine Person von uns, nie die Software von selbst. Unterlagen mit Ihrem Namen gehen nur an einen Kunden, wenn Sie vorher damit einverstanden sind bestätigen: so im Ablauf umgesetzt.

4.5 Fotos

Ihr Foto wird auf unserem eigenen Server freigestellt und einheitlich zugeschnitten. Es geht dafür an keinen Dritten. Das Original bleibt immer erhalten.

4.6 Bankverbindung

Die IBAN speichern wir verschlüsselt. Sie wird nie an Kunden oder Vermittler gezeigt und ist im Vermittler-Portal verdeckt. Hochgeladene Bankunterlagen (Bankkarte, Kontoauszug, IBAN-Bestätigung) gehen nie an Kunden. Die IBAN wird von Hand eingetragen. Bankunterlagen werden nicht mit einem KI-Dienst gelesen: Erkennt unsere Software eine Datei an ihrem Namen oder ihrem Text als Bank- oder Lohnunterlage, geht sie nie an einen KI-Dienst. Ist eine solche Unterlage ein Text-PDF, liest unsere Software die IBAN selbst, ohne KI. Erkennt der KI-Dienst erst beim Einordnen eines eingescannten Dokuments ohne sprechenden Namen eine Bankunterlage, übernehmen wir daraus keine Angaben. Bankunterlagen speichern wir nie.

4.7 AGB und Einwilligung

Nach der Freigabe Ihrer Bewerbung erhalten Sie unsere AGB und eine Einwilligung. Sie bestätigen sie digital Form der Unterschrift laut Fachperson, zum Beispiel Unterschrift auf dem Handy und kreuzen einzeln an, was Sie erlauben: Vorname im Kunden-Portal zeigen, Rückmeldung an die vermittelnde Agentur, Profil nach einem Einsatz behalten. Die unterschriebene Fassung liegt als PDF mit Datum und Version der AGB in Ihrem Profil. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Das genügt formlos, zum Beispiel per Mail oder im Portal. Der Widerruf gilt für die Zukunft.

4.8 Bewertungen und Umfragen

• Umfrage im Einsatz. Während eines Einsatzes fragen wir Sie im Namen Ihrer Beraterin oder Ihres Beraters, ob Sie zufrieden sind (erste Frage am 5. Arbeitstag, danach alle 4 Wochen, höchstens alle 21 Tage). Ihre Antwort (Sterne, freiwilliger Text, Wunsch nach Rückruf) sehen nur unsere Beraterinnen und Berater. Nie sehen sie Kunden oder Vermittler. In jeder Mail gibt es einen Link zum Abmelden.
• Bewertungs-Mail nach dem Einsatz. Nach einem Einsatz kann Ihnen eine Beraterin oder ein Berater eine Mail schicken, in der Sie uns als Arbeitgeber bewerten und eine Google-Bewertung abgeben können. Beides ist freiwillig. Es gibt keine Gegenleistung. Der Google-Link steht immer gleich in der Mail, unabhängig von Ihren Sternen. Ein Klick darauf öffnet erst Google, dann gelten die Bestimmungen von Google. Wir bitten Sie höchstens einmal pro Jahr um eine Google-Bewertung.
• Die Sterne, die ein Kunde Ihrer Arbeit gibt, sind eine Angabe über Sie. Sie bleiben bei uns intern. Auf Anfrage erhalten Sie sie mit der Auskunft.

4.9 Weiterempfehlen

Im Portal können Sie uns per WhatsApp oder E-Mail weiterempfehlen. Der Knopf öffnet Ihr eigenes WhatsApp oder Mailprogramm mit einem fertigen Text und Ihrem persönlichen Link. Sie wählen selbst, an wen Sie ihn senden. Wir erfahren dabei weder die Kontaktdaten Ihrer Bekannten noch Ihre Nachricht. Es gibt dafür keinen Vertrag mit WhatsApp. Wer sich über Ihren Link bewirbt, wird in die Freigabe aufgenommen wie alle anderen.

4.10 Konto selbst verwalten

In «Mein Konto» sehen Sie Ihre Angaben und Unterlagen, können Fehler melden, Ihre Verfügbarkeit angeben, Ihre Daten herunterladen und Ihr Konto pausieren oder löschen. Vor der Bestätigung sehen Sie, dass wir die Daten nicht mehr verwenden, solange das Konto pausiert ist. Adresse, Telefonnummer oder E-Mail ändern wir erst nach Prüfung durch Ihre Beraterin oder Ihren Berater, damit niemand mit kurzem Zugriff Ihren Zugang umleiten kann. Jede Zustimmung, Pause, Löschung und Reaktivierung wird protokolliert.

5. Kunden und Ansprechpersonen

5.1 Welche Daten

Von Ansprechpersonen unserer Kunden speichern wir Name, Anrede, Funktion, Firma, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Sprache, Gespräche und Aufgaben (zum Beispiel Rückruf), die verschickten Kurzprofile und Anfragen, im Portal die Anmeldungen und die Entscheide «Ja» und «Nein» zu Karten.

Die Daten stammen von Ihnen, aus Gesprächen mit unseren Beraterinnen und Beratern, aus öffentlichen Quellen (Webseite der Firma, Handelsregister und Handelsamtsblatt, Telefonbuch) und aus Signaturen von E-Mails, die Sie uns schicken. Wir informieren Sie darüber im ersten Kontakt, spätestens in der Einladung zum Portal.

5.2 Wozu

Wir beraten Sie, schlagen Ihnen passende Fachkräfte vor, nehmen Anfragen auf, schliessen Verträge und rechnen ab. Jede Anfrage aus dem Portal halten wir fest. Sie dient auch als Nachweis, wenn eine vermittelte Person später direkt angestellt wird (Provision, Festanstellung).

5.3 Kunden-Portal

• Zugang. Eine Beraterin oder ein Berater lädt Sie ein, einzeln und am liebsten nach einem Gespräch. Wir laden nur Firmen ein, die bereits unsere Kunden sind («Meine Kunden»). Wir schicken keine Einladungen an gekaufte oder importierte Adressen. In der Einladung steht ein Satz wie «Kein Interesse? Kurz anrufen genügt». Mit einem Anruf oder einer Antwort können Sie jederzeit sagen, dass Sie keine Einladungen mehr wollen.
• Selbstregistrierung. Eine Firma kann sich auf der Webseite auch selbst melden. Wir prüfen die Firma mit unserer Firmendatenbank und dem Handelsregister (Zefix). Mitbewerber und Personalvermittler erhalten keinen Zugang zu Karten. Eine Beraterin oder ein Berater ruft an und schaltet frei. Bis dahin sehen Sie nur wenige Karten.
• Was Sie sehen. Nur anonyme Fachkräfte-Karten (Ziffer 4.4) mit Berufen Ihrer Branche, keine Namen, keine Kontaktdaten.
• Ja, Nein, Verfall. Zu jeder Karte sagen Sie «Ja» oder «Nein». Ohne Reaktion verschwindet die Karte nach 14 Tagen bestätigen: 7 oder 14. Wer bei uns nicht mehr verfügbar ist, verschwindet sofort.
• Kollegen einladen. Jeder Zugang kann Kolleginnen und Kollegen mit persönlicher Adresse der eigenen Firmen-Domain einladen. Der Hauptzugang der Firma sieht alle Zugänge und kann sie sperren.
• Andere Firmen empfehlen. Wenn Sie uns eine andere Firma empfehlen, nennen Sie Firma und Ort, auf Wunsch Ansprechperson und Telefon. Das geht nur als Hinweis an Ihre Beraterin oder Ihren Berater. Wir schreiben die Firma nicht von uns aus an. Bitte nennen Sie nur Angaben, die Sie weitergeben dürfen.
• Anfrage und Kurzprofil. Eine Anfrage sehen Sie im Portal. Schickt Ihnen die Beraterin oder der Berater ein Kurzprofil, bekommen Sie es zusätzlich per E-Mail mit Anhang. Die Mail weist auf das Portal hin.
• Beraterkarte. Oben sehen Sie Ihre Beraterin oder Ihren Berater mit Foto, Name, Erreichbarkeit und Telefon, nur mit deren Einverständnis.

5.4 Wie lange

Anmeldungen und Anfragen im Portal werden 12 Monate protokolliert. Anfragen als Nachweis für Provisionen bewahren wir länger, solange wir sie dafür brauchen Fachperson: Frist. Ein Zugang ohne Anmeldung läuft nach 12 Monaten ab, eine Ansprechperson ohne Anmeldung nach 6 Monaten wird vom Berater geprüft und archiviert, wenn sie nicht mehr dort arbeitet.

6. Vermittler und Partneragenturen

6.1 Daten der Agentur

Von Agenturen speichern wir Firma, Ansprechperson, Adresse, Land, Telefon, E-Mail, Webseite, UID oder entsprechende Nummer, Logo, Sprache, Zugangsdaten und ihre Nachrichten an uns. Das Portal gibt es auf Deutsch, Englisch, Polnisch, Slowakisch und Tschechisch bestätigen. Agenturen aus dem Ausland brauchen für das Vermitteln in die Schweiz eine Schweizer Bewilligung.

6.2 Was die Agentur sieht

Eine Agentur sieht nur ihre eigenen Kandidaten, deren Stand (gemeldet, in Prüfung, Unterlagen fehlen, angenommen) und die Nachrichten mit uns. Sie sieht nie Kundennamen, nie andere Agenturen, nie unsere Notizen und nie Bankdaten (sie sind verdeckt). Meldet sich ein Kandidat nach einem Vorschlag bei einer Firma, sieht die Agentur höchstens, dass er in einem Kanton vorgestellt wurde, und nur mit Zustimmung des Kandidaten.

Freie Nachrichten zwischen Agentur und uns übersetzt ein KI-Dienst (Ziffer 9). Das Original bleibt gespeichert, die Übersetzung ist als «automatisch übersetzt» markiert. Vor und nach der Übersetzung prüfen wir, dass keine Kundennamen darin stehen.

Die Agentur verpflichtet sich, die schriftliche Einwilligung der Kandidaten einzuholen und sie über uns zu informieren. Die unterschriebene Einwilligung des Kandidaten kommt über die Agentur zu uns.

6.3 Bewerbungen über Partneragenturen

Wenn eine Agentur Ihre Unterlagen an uns schickt, stammen Ihre Daten von einer Partneragentur im In- oder Ausland. Wir erhalten dabei: Name, Kontaktangaben, Lebenslauf und die Unterlagen, die die Agentur hochlädt.

• Information an Sie. Wir informieren Sie innert eines Monats, spätestens bei der ersten Weitergabe, mit einer kurzen Mail in Ihrer Sprache. Sie geht an Ihre eigene E-Mail-Adresse oder Handynummer, nie an die Agentur. Sie nennt Verantwortliche, Zweck und Dauer und verweist auf diesen Abschnitt.
• Was die Agentur von uns erhält. Nur den Stand Ihrer Bewerbung, nie den Namen einer Firma.
• Zweck und Dauer. Wir prüfen Ihre Bewerbung und nehmen Sie in die Kartei auf. Die Aufbewahrung richtet sich nach Ziffer 15. Wird Ihre Bewerbung nicht angenommen, löschen wir Ihre Daten nach 6 Monaten.
• Länder. Die Agentur kann in der Schweiz oder im Ausland sitzen, zum Beispiel in Polen, der Slowakei, in Tschechien und weiteren Ländern. Ihre Daten bleiben bei uns in der Schweiz.
• Ihre Rechte. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Widerruf (Ziffer 16). Im Rahmen der Auskunft nennen wir Ihnen auf Anfrage auch die Herkunft Ihrer Daten, also die Agentur Fachperson: Genügt «Partneragentur» in der Mail? Auf Anfrage muss die Herkunft genannt werden..
• Grundlage. Ihre Einwilligung gegenüber der Agentur und uns, die Vorbereitung eines Arbeitsverhältnisses und die gesetzlichen Pflichten.

7. Telefon

Unsere Telefonanlage (3CX) wird von Sipcall in der Schweiz betrieben bestätigen. Für Anrufe speichert unsere Software in einem Anrufjournal: Nummer, Richtung (ein- oder ausgehend), Zeitpunkt, Dauer, Nebenstelle und Berater, bei Bedarf die Zuordnung zu Firma oder Kandidat und eine Notiz der Beraterin oder des Beraters. Beim Klingeln erkennt die Software die Nummer und zeigt der Beraterin oder dem Berater, wer anruft. Wir zeichnen Gespräche nicht auf bestätigen, auch dass keine KI-Funktionen der Telefonanlage Gespräche auswerten. Das Journal löschen wir nach 24 Monaten.

8. E-Mail

Wir arbeiten mit Microsoft 365. Beraterinnen und Berater schreiben aus ihrem persönlichen Postfach, die Software kann in deren Namen senden und Mails zuordnen. Systemmails (Codes, Bestätigungen, Erinnerungen) gehen über die Adresse portal@ der jeweiligen Marke. Mails und Anhänge, die Kandidaten, Firmen oder Agenturen betreffen, legen wir in der Software ab (Mail-Archiv), damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt. Dazu gehören auch Lebensläufe, die per Mail eintreffen. Die Daten liegen in der Region MICROSOFT-REGION bestätigen. Microsoft verarbeitet sie in unserem Auftrag. Aufbewahrung: siehe Ziffer 15.

9. KI-Dienste

Die Software nutzt einen KI-Dienst von Anthropic PBC, USA (Modell «Claude»). Er ist ein Werkzeug für unsere Mitarbeitenden. Eine Person prüft jedes Ergebnis, bevor es gilt. Die KI trifft keine eigenen Entscheidungen über Sie.

Wofür wir ihn nutzen:

• Lebenslauf lesen. Der Text Ihres Lebenslaufs geht an Anthropic. Die KI füllt die Felder Ihres Profils aus (Beruf, Erfahrung, Sprachen) und schreibt ein anonymes Kurzprofil ohne Name, Adresse, Telefon, E-Mail und frühere Arbeitgeber. Der Lebenslauf enthält Ihren Namen und Ihre Kontaktangaben, sie gehen mit.
• Eingescannte Dokumente lesen. Bei Bild-PDF oder Foto eines Lebenslaufs geht die Datei selbst (höchstens die ersten 10 Seiten) an Anthropic. Die KI schreibt den Text ab.
• E-Mails auswerten. Eingegangene Mails von Kunden und Kandidaten (bis etwa 6000 Zeichen) werden zusammengefasst, damit wir Bedarf und Verfügbarkeit erkennen.
• Absenderangaben lesen. Aus Mailsignaturen liest die KI Name, Funktion und Telefon eines Absenders, damit wir Ansprechpersonen vorschlagen können.
• Übersetzen und formulieren. Freie Nachrichten und Mails übertragen wir in die Sprache des Empfängers.
• Dossier-Texte. Aus Profil und Lebenslauf schreibt die KI Textvorschläge für Kurzprofile und Dossiers.
• Firmenrecherche. Für Firmen und Stellen im Internet nutzt die KI öffentliche Angaben (Website, Telefon, Stellenseiten, Handelsamtsblatt). Dabei gehen nur Firmendaten und öffentliche Texte an die KI.

Schutz. Die Verbindung ist verschlüsselt. Nach den Bedingungen von Anthropic für Geschäftskunden werden Eingaben nicht zum Training der Modelle verwendet bestätigen: aktuelle Bedingungen und Speicherdauer bei Anthropic. Wer nicht will, dass ein Lebenslauf von der KI gelesen wird, wählt bei der Bewerbung «Ich habe keinen Lebenslauf», dann liest keine KI mit. Auf Anfrage lassen wir KI-Auswertungen zu Ihnen von einer Person wiederholen.

10. Weitere Dienste

Die Software nutzt weitere Dienste. Sie bekommen dabei keine Daten von Bewerbenden oder Mitarbeitenden ausser der Entfernung zwischen Orten, wie unten beschrieben:

• Handelsregister (Zefix, Bundesamt für Justiz) und Handelsamtsblatt (SHAB, SECO), beide Schweiz. Wir gleichen Firmen und ihre eingetragenen Personen ab. Das sind öffentliche Daten von Firmen.
• Telefonbuch search.ch (Schweiz) und Google Places (USA) bestätigen, ob Google Places eingeschaltet ist. Wir suchen damit Telefonnummern und Adressen von Firmen. Es gehen Firmenname und Ort hin.
• Öffentlicher Verkehr (transport.opendata.ch, Schweiz). Für die Anfahrt zu einem Einsatz fragen wir Verbindungen zwischen Ortschaften ab. Es gehen nur Ort oder PLZ des Wohnorts und des Einsatzortes hin, nie Namen. Beraterinnen und Berater können zudem Links zu SBB, search.ch Fahrplan und Google Maps öffnen. Das tun sie selbst mit einem Klick, dann gelten die Bestimmungen dieser Anbieter.
• Wetter (MET Norway, Norwegen). Die Software zeigt unseren Beraterinnen und Beratern das Wetter am Standort des Büros. Es gehen nur die Koordinaten des Büros hin.
• Stellen-Radar. Die Software liest automatisch öffentlich zugängliche Karriereseiten von Firmen, um offene Stellen zu finden. Dabei werden keine Personendaten von Bewerbenden bearbeitet.
• GeoNames. Entfernungen berechnen wir mit Ortskoordinaten aus den Postleitzahl-Daten von GeoNames (www.geonames.org, Creative Commons Attribution 4.0). Die Karte in der Software wird von uns selbst gezeichnet, es werden keine Karten von Dritten nachgeladen. Quellenangabe: «Geodaten: GeoNames, CC BY 4.0».
• Sicherungskopien. Verschlüsselte Sicherungen der Software liegen auf dem Server und bei Infomaniak in der Schweiz (Swiss Backup), sobald eingerichtet.

11. Wer in der Software was sehen darf

• Beraterinnen und Berater sehen die Daten ihrer eigenen Abteilung. Die Rechte sind je Rolle festgelegt (Berater, Assistenz, Filialleitung, Administration). Zugriffe auf Kundendaten, Unterlagen und Löschen sind je Rolle begrenzt. Endgültig löschen darf nur eine berechtigte Person nach einem Antrag.
• Portale zeigen nur eine fest bestimmte Liste von Angaben. Was nicht auf der Liste steht, verlässt die Software nie. Das prüft der Server bei jeder Anfrage, nicht nur die Anzeige.
• Das Portal von Kunden, Bewerbenden und Vermittlern ist von den internen Zugängen getrennt. Ein interner Fehler kann sie nicht hereinlassen.

12. An wen wir Daten weitergeben

Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nicht für Werbung Dritter weiter.

13. Bekanntgabe ins Ausland

Daten gehen ins Ausland, wenn wir Anthropic (USA), Microsoft (Support oder Verwaltung aus den USA möglich), Google Places (USA) nutzen und wenn wir mit Agenturen im Ausland schreiben. Für die USA gibt es keinen allgemeinen Schutz wie in der Schweiz. Wir sichern die Weitergabe darum mit dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, oder mit Standardvertragsklauseln prüfen: je Anbieter, Verträge zur Auftragsbearbeitung mit Infomaniak, Microsoft, Anthropic und Sipcall. Agenturen im Ausland erhalten nur den Stand der Bewerbung und Nachrichten, die sie selbst betreffen. Auf Anfrage zeigen wir Ihnen die Garantien.

14. Datensicherheit

Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen:

• Betrieb in der Schweiz und verschlüsselte Verbindung (HTTPS)
• Anmeldung mit Microsoft-Konto für unsere Mitarbeitenden, Einmalcode für Portale, automatische Abmeldung bei Inaktivität
• Bankdaten verschlüsselt gespeichert, Sicherungskopien verschlüsselt
• feste Feldlisten je Portal, Rechte je Rolle, getrennte Abteilungen, getrennte Portal-Zugänge
• Prüfung hochgeladener Dateien auf Typ und Inhalt, Tageslimiten und Bremsen gegen Missbrauch und Spam, kein Captcha von Google
• Protokolle der Anmeldungen und Änderungen

Es gibt keine absolute Sicherheit. Verletzt jemand die Sicherheit so, dass für Sie ein hohes Risiko entsteht, melden wir das dem Datenschutzbeauftragten und informieren Sie (Art. 24 DSG).

15. Wie lange wir Daten aufbewahren und wann wir löschen

Fristen mit sind Vorschläge und noch zu bestätigen.

Wer löschen oder pausieren möchte, schreibt uns oder macht das in «Mein Konto». Löschen können wir nicht, was das Gesetz aufzubewahren verlangt. Diese Daten werden gesperrt.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach dem Datenschutzgesetz folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre Daten, ihre Herkunft, den Zweck und die Empfänger (Art. 25 DSG). Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen. Ein Teil der Auskunft ist in «Mein Bereich» schon sichtbar.
• Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschung und Vernichtung, soweit uns kein Gesetz zur Aufbewahrung verpflichtet.
• Widerspruch und Einschränkung einer Bearbeitung.
• Widerruf einer Einwilligung, jederzeit und für die Zukunft.
• Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 28 DSG).
• Prüfung durch eine Person bei einer automatisierten Einzelentscheidung (Art. 21 DSG), zum Beispiel einer automatischen Absage nach einer Berufsprüfung bei einem Inserat. Eine Person prüft dann Ihre Bewerbung, und Sie können Ihren Standpunkt darlegen.

Automatische Auswahl. Die Software berechnet Vorschläge, welche Fachkräfte zu welchem Kunden passen (Beruf, Entfernung, Verfügbarkeit, Erfahrung). Das ist eine Entscheidungshilfe. Die Auswahl, wer angefragt oder vorgeschlagen wird, trifft eine Person.

So machen Sie davon Gebrauch: Schreiben Sie an info@ipersonal.ch oder rufen Sie uns an (iPersonal 044 515 57 56, MediPersonal 044 515 57 61). Zum Schutz Ihrer Daten müssen wir Sie vielleicht bitten, sich auszuweisen.

Sind Sie mit unserer Antwort nicht einverstanden, können Sie sich an die Aufsichtsbehörde wenden: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch.

17. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Portale, Dienste oder Gesetze ändern. Es gilt die Fassung, die im Portal steht. Bei wesentlichen Änderungen zeigen wir sie bei der nächsten Anmeldung. Stand: Datum der Veröffentlichung, Fassung 1.0.